Syyskokous 2015

Syyskokouskutsu

Wikimedia Suomi ry:n sääntömääräinen syyskokous pidetään keskiviikko 2.12. 2015 klo 17:00 alkaen Caloniuksenkatu 9 D 64. Kokoukseen voi osallistua etäyhteydellä Google Hangoutissa. Jos haluat asettua ehdokkaaksi hallitukseen, kerro itsestäsi oheisella lomakkeella.

Työjärjestys

1. Kokouksen avaus.
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa.
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto (Liitteet 1 ja 2 )
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle. (Liitteet 3 ja 4)
8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet.
9. Valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa.
10. Keskustelu:
    1. Onko WMFI mukana Keski- ja Itä-Euroopan Wikimedioiden kv-toiminnassa
    2. Millaisia asioita jäsenistö haluaisi yhdistyksen tekevän? Oletteko itse halukkaita ottamaan isomman roolin yhdistyksen tekemisessä?
    3. Käyttäjätutkimuksen tekeminen
11. Ilmoitusasiat:
    1. Lainattava kalusto
12. Kokouksen päättäminen

Tervetuloa syyskokoukseen!

Tommi Kovala, PJ Wikimedia Suomi ry

Pöytäkirja

Pöytäkirja Wikimedia Suomi ry:n syyskokous 2.12.2015 klo 17.00 Caloniuksen katu 9 D 64 Helsinki

Paikalla: Kimmo Virtanen, Niklas Laxström, Jyrki Lehtinen, Heikki Kastemaa, Susanna Ånäs, Tommi Kovala, Teemu Perhiö. Etäyhteys: Minna Turtiainen (poistui kohdassa 4, saapui kohdassa 6) Johanna Janhonen (kohdasta 6), Henrik Saari (kohdasta 6).

1. Puheenjohtaja avasi kokouksen ajassa 17.10

2. Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Tommi Kovala. Kokouksen sihteeriksi valittiin Teemu Perhiö. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Susanna Ånäs ja Jyrki Lehtinen.

3. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4. Kokouksen työjärjestys hyväksyttiin.

5. Heikki Kastemaa esitteli tilinpäätöksen ja toiminnantarkastajien lausunnon. Vastaavaa ja vastattavat täsmäävät. Tositteiden säilytystapa on pääosin sähköinen. Susanna Ånäs esitteli toimintakertomuksen, joka on tehty suoraan englanniksi. Yhdistyksen kieli on suomi, mutta kokous päätti, että toimintakertomuksen voi esitellä myös englanniksi. Ånäs ehdotti, että voimme hyväksyä toimintakertomuksen sellaisenaan, mutta se pitää silti kääntää suomeksi. Ehdotusta kannatettiin.

6. Päätetään vahvistaa tilinpäätös ja myöntää vastuuvapaus vuoden 2014 hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille. Huomautetaan, että vuosikokouskutsussa oli linkki väärään vuosikertomukseen.

7. Tommi Kovala esitteli toimintasuunnitelman vuodelle 2016. Toimintasuunnitelmaa muokattiin vuosikokouksessa käydyn keskustelun perusteella. Suunnitelma oli nähtävillä Google Drivessa ennen kokousta ja Wikipedia-yhteisön kommentoitavissa.

Susanna Ånäs esitti kysymyksen yhdistykselle: minkälainen organisaatio Wikimedia Suomi on tulevana vuonna? Vaihtoehtoja on kolme: projektiorganisaatio, koordinoiva organisaatio vai vapaaehtoisorganisaatio. Ånäs näkisi, että koordinoiva organisaatio olisi hyvä malli, sillä se mahdollistaisi projektien jatkamisen ja uusien projektien käynnistämisen. Tässä mallissa ei tarvitse myöskään käyttää tilitoimistoa muuhun kuin tilinpäätökseen, sillä projektit hoitavat kirjanpidon itse ja vuoden lopulla ne yhdistetään tilinpäätökseen. Kovala kannattaa ehdotusta. Ånäsin mukaan ehdotus käy yhteen myös sen kanssa, että yhdistyksen menoja leikataan, sillä palkat voi aina maksaa palkka.fi-sivuston kautta ja tilintarkasukseen voi hakea Wikimedia-säätiöltä rahoitusta.

Keskusteltiin toimintasuunnitelman eri kohdista ja ideoitiin miten niitä voisi toteuttaa ja kehittää.

Keskusteltiin yhteisökyselyn toteuttamisesta. Kannatusta sai vaihtoehto, että ensin toteutetaan kevyt säätiön kannattama tutkimus yhteisön tarpeista, ja sen jälkeen mikäli haluamme, kattavampi tutkimus Wikipedian käyttäjistä.

Keskusteltiin suomenkielisen Wikipedian 15-vuotisjuhlasta. Virtanen ehdotti historiikin kirjoittamista. Kovala halusi juhlalla tunnustusta myös alkuaikojen aktiiveille, mutta heidän tavoittaminen voi olla hankalaa.

GLAM-toiminnasta todettiin, että joidenkin yhteistyökumppaneiden kohdalla toimintaa kannattaisi jo kehittää eteenpäin.

Käynnissä olevia projekteja ovat seuraavat: GLAM-massalataustyökalun kehittäminen. Arin ja Susannan vetämä projekti. Metadatan läpikäymistä varten tehtävän työkalun tarkoituksena on linkittää kuvan tiedot eri projekteihin (mapillar – wikimedia commons – wikidata) ja synkronoida data.

Wikidata-projekti, johon kuuluu kaksi seminaaria. Ensimmäinen järjestettiin Ylen tiloissa lokakuussa, toinen tulossa helmi-maaliskuussa. Wikipediaan on toteutettu varsin laaja sivusto Wikidatan käytön harjoitteluun.

Tekijänoikeus-esite, jota Kovala tekee Samppa Berneliuksen kanssa. Perustuu WMDEn materiaaliin. Oppaan tarkoituksena on esittää organisaatioille, esimerkiksi mediataloille, viitekäytännöt esim. Wikimedia Commonsin kuvien käyttöön.

Päätettiin siirtää paikallinen Wikipedia pois yhdistyksen toiminnasta.

Selkokielisen Wikipedian perustamista pidettiin hyvänä ajatuksena. Jos ajatusta ehdottanut taho lähtee toteuttamaan sitä, Wikimedia Suomi lähtee hankkeeseen mukaan.

Keskusteltiin tapahtumiin osallistumisesta. Wikimania järjestetään tulevana vuonna Italiassa, joten matkustaminen on edullista. Tommi Kovala ehdotti bussin vuokraamista matkaa varten. Muita tapahtumia ovat muun muassa Armeniassa järjestettävä CEE-tapaaminen. Kastemaa ja Ånäs pitävät CEE-toimintaa tärkeänä. Virtanen ehdotti osallistumista Ropeconiin, Finnconiin ja sarjakuvafestivaaleille. Myös kirjamessuosallistumista pidettiin kannatettavana.

Päätetään, että liittymis- ja jäsenmaksua ei peritä vuonna 2016

Koska tulo- ja menoarviota vuodelle 2016 ei ole tehty, sitä ei voitu hyväksyä.

Toimintasuunnitelma vuodelle 2016 hyväksyttiin.

8. Hallituksen puheenjohtajaksi ehdotettiin Heikki Kastemaata, joka suostui. Kastemaa valittiin puheenjohtajaksi yksimielisesti. Muiksi hallituksen jäseniksi valittiin Minna Turtiainen, Kimmo Virtanen, Tommi Kovala, Teemu Perhiö ja Johanna Janhonen.

9.Tilintarkastajaksi valittiin Tarja Lindrooth ja varatilintarkastajaksi tilintarkastustoimisto TM oy

10. Kohdan 10 asiat käsiteltiin jo kohdassa 7.

11. Kohdan 11 asiat käsiteltiin jo kohdassa 7.

12. Puheenjohtaja päätti kokouksen ajassa 20.02.

Liitteet

• Liite 1: Vuoden 2015 vuosikertomus
• Liite 2: Tilintarkastuskertomus 13.10.2015.pdf
• Liite 3: Toimintasuunnitelma (luonnos joka on keskustelun alla)
• Liite 4: tulo- ja menoarvio