Ohjeet mahdollisiin eturistiriitatilanteisiin

Tämä päätöslauselma on hyväksytty Wikimedia-säätiön kokouksessa 18. huhtikuuta 2013 sen oltua Meta-Wikissä kommentoitavana. Wikimedia Suomi ry:n hallitus hyväksyi julkilausuman käännöksen kokouksessaan 7. joulukuuta 2021 ja päätti, että päätöslauselma viedään yhdistyksen syyskokouksen 2021 hyväksyttäväksi.

---

Wikimedia-säätiön johtokunta täten hyväksyy ja ottaa käyttöön tässä esitetyt Wikimedian ohjeet mahdollisten ja todellisten eturistiriitojen ilmoittamisesta liikkeen resursseja haettaessa. Nämä ohjeet on laadittu täydentämään päätöslauselmaa organisaation parhaista käytännöistä, jonka tämä johtokunta hyväksyi 31. maaliskuuta 2012. Toiminnanjohtajan hyväksynnällä lakiasiain johtaja voi muokata näitä ohjeita ajoittain 15 päivän varoitusajalla yhteisölle. Sekä Wikimedian organisaatioita että yhteisön jäseniä kehotetaan noudattamaan näitä ohjeita, kun he pyytävät, käyttävät tai jakavat Wikimedia-liikkeen resursseja.

Wikimedian viisi ohjetta mahdollisten ja todellisten eturistiriitojen ilmoittamisesta liikkeen resursseja haettaessa

Johdanto

Mikäli henkilökohtaisia etuja ei oteta huomioon ja käsitellä asianmukaisesti, se voi johtaa mahdollisiin eturistiriitoihin, mikä voi vahingoittaa sekä liikkeemme mainetta että taloutta. Tässä esitetyillä viidellä ohjeella ja vaatimuksella "ilmoittaa aktiivisesti" mahdollisista ja todellisista eturistiriidoista pyrimme edistämään rehellisyyttä ja läpinäkyvyyttä pyydettäessä ja jaettaessa liikkeen resursseja. Nämä resurssit kuuluvat liikkeelle, ja niitä on aina käytettävä sen tavoitteiden tukemiseen.

Liikkeen resursseihin kuuluvat esimerkiksi avustukset, henkilöstön aika, stipendit, tavaramerkkilisenssit, apurahat, työtilaisuudet, matkakustannusten korvaukset ja konferenssiresurssit. Näitä ohjeita sovelletaan, kun haetaan tai käytetään liikkeen toimijoiden, ryhmien tai henkilöiden, kuten Wikimedia-säätiön, paikallisosastojen, temaattisten organisaatioiden, Wikimedia-liikkeen kumppaneiden, käyttäjäryhmien, Wiki Loves Monuments -kilpailujen, GLAM-organisaatioiden tai Wikimedians in Residence -yhteistyökumppaneiden resursseja.

Ohjeet eivät ole kaikenkattavat eivätkä tyhjentävät, vaan niiden lisäksi on olemassa olevia eturistiriitoja ja muita hallintoa koskevia toimintaperiaatteita, jotka voivat edellyttää jääväämistä tai muita tapoja käsitellä ristiriitatilannetta.

Ohjeet

Ensimmäinen ohje

Ilmoita aktiivisesti, mikäli saat mitään maksuja tai jotain muuta arvokasta henkilöltä tai organisaatiolta, joka voi hyötyä siitä, että haet, käytät tai jaat liikkeen resursseja.

Toinen ohje

Ilmoita aktiivisesti, mikäli olet hakemassa, käyttämässä tai jakamassa liikkeen resursseja niin, että se voi hyödyttää perheenjäsentäsi, puolisoasi, kumppaniasi, liikekumppaniasi, läheistäsi, ystävääsi tai heidän organisaatioitaan tai työnantajiaan.

Kolmas ohje

Vastaa kattavasti ja rehellisesti kaikkiin asianmukaisiin kysymyksiin, kun haet, käytät tai jaat liikkeen resursseja.

Neljäs ohje

Ilmoita aktiivisesti, mikäli liikkeen resursseja koskeva hakemuksesi, käyttösi tai jakamisesi voi vaikuttaa epäsopivalta muiden silmissä tai julkisuudessa. Ilmoitus on tehtävä jo siitä, jos voi syntyä vaikutelma ristiriidasta tai luvattomasta henkilökohtaisesta hyödystä.

Viides ohje

Älä pyydä, käytä tai jaa liikkeen resursseja saadaksesi luvatonta henkilökohtaista hyötyä.

"Aktiivisen ilmoittamisen" määritelmä

Näiden ohjeiden mukaan henkilön tulee "ilmoittaa aktiivisesti" mahdollisesta tai todellisesta eturistiriidasta. "Aktiivinen ilmoittaminen" tarkoittaa (1) ristiriidasta ilmoittamista päätöksentekijälle tai kyseisten liikkeen resurssien jakamisesta vastaavalle henkilölle ja (2) sen tekemistä avoimesti, kattavasti ja hyvissä ajoin ennen mitään varsinaisia keskusteluja tai päätöksiä liikkeen resurssien jakamisesta tai käyttämisestä.

Esimerkkejä

1. esimerkki

Wikimedialainen pyytää lupaa julkaista Wikimedia-säätiön sivustolla blogikirjoituksen, mikä edellyttää työtä säätiön viestintätiimiltä. Blogissa kerrotaan tietystä taiteilijasta, ja wikimedialainen on taiteilijan työntekijä. Wikimedialaisen tulee aktiivisesti ilmoittaa tästä palkallisesta työsuhteesta heti ensimmäisessä yhteydenotossaan viestintätiimiin. Tiimi voi riippumattomasti arvioida, onko blogikirjoituksen julkaiseminen asianmukaista säätiön resurssien käyttöä ja tuleeko sen ilmoittaa wikimedialaisen kytkös taiteilijaan.

2. esimerkki

Yhteisön jäsen hakee rahoitusta paikallisosastolta tehdäkseen valokuvausprojektin Wikimedia Commonsille ja rahoitetun projektityön puitteissa hän matkustaisi kaupunkiin, jossa hän aikoo vierailla kumppaninsa luona. Yhteisön jäsenen tulee ilmoittaa tästä suhteesta ja mahdollisesta edusta, kun hän pyytää rahoitusta. Paikallisosaston eturistiriitoja koskevat toimintaperiaatteet voivat edellyttää riippumatonta arviota matkan tarpeellisuudesta. Mahdollinen eturistiriita on, että yhteisön jäsen saattaa hakea avustusta kattaakseen matkakustannukset kumppaninsa tapaamista varten sen sijaan, että käyttäisi avustuksen sen oikeaan tarkoitukseen eli kiinnostavan kohteen valokuvaamiseen Wikimedia-liikettä varten. Kun asiasta ilmoitetaan, avustuksen myöntäjä voi tehdä riippumattoman arvion ja selvittää, onko rahoitettava projekti – mukaan lukien valittu sijainti – liikkeen edun mukainen.

3. esimerkki

Paikallisosaston luottamushenkilöllä on mahdollinen taloudellinen eturistiriita avustuspyynnössä Funds Dissemination Committeelle (FDC). Siitä huolimatta, että hänen eturistiriidastaan on kerrottu paikallisosaston blogissa ja hän arvelee FDC:n olevan tietoinen asiasta, hänen tulee kuitenkin aktiivisesti ilmoittaa mahdollisesta eturistiriidasta FDC:lle varmistaakseen, että FDC tietää siitä.

4. esimerkki

Paikallisosasto pohtii, myöntäisikö avustusta konsulttiyhtiölle avoimen lähdekoodin projektia varten, ja paikallisosaston luottamushenkilöllä on omistusosuus kyseisestä konsulttiyhtiöstä. Yhtiön ja luottamushenkilön on ilmoitettava omistusosuudesta paikallisosastolle avustuspyynnön yhteydessä, jotta paikallisosasto voi käsitellä tai ratkaista ristiriidan omien eturistiriitoja koskevien toimintaperiaatteidensa mukaisesti.

5. esimerkki

FDC-komitean jäsen saa arvokkaat maailmancupliput lahjaksi luottamushenkilöltä, jonka paikallisosasto hakee rahoitusta seuraavalla jakokierroksella. FDC-komitean jäsenen tulee ilmoittaa lahjasta, ja FDC:n tulee käsitellä ristiriita omien eturistiriitoja koskevien toimintaperiaatteidensa ja parhaiden käytäntöjensä mukaisesti.

6. esimerkki

Temaattisen organisaation johtokunta päättää palkata ulkopuolisen kirjanpitäjän (auttamaan taloudenhoidossa). Johtokunnan jäsen haluaa palkata sisarensa, joka on hyväksytty tilintarkastaja ja halukas tarjoamaan palveluitaan alennettuun hintaan voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle. Hallituksen jäsenen tulee paljastaa tämä henkilökohtainen yhteys muulle hallitukselle ennen palkkausprosessin aloittamista, jotta muu hallitus voi käsitellä ristiriitaa omien eturistiriitoja koskevien toimintaperiaatteidensa mukaisesti ja arvioida ehdotusta riippumattomasti.

Viitteet

Hyväksyneet

Kat Walsh, Jan-Bart de Vreede, Ting Chen, Bishakha Datta, Sam Klein, Patricio Lorente, Jimmy Wales, Stu West ja Alice Wiegand

Käännös

Julia Rintala, alkutekstistä Resolution:Guidelines on potential conflicts of interest 3.12.2021