Kulukorvausohje

Otettu käyttöön 26.3.2018, päivitetty 2.9.2019

Kulukorvausohje

1. Korvaukset maksetaan aina tositteita (esim. kuitti) vastaan
2. Korvaukset maksetaan pääsääntöisesti takautuvasti, aina tositteita vastaan
3. Hyväksyttävistä kuluista hallituksen päätös etukäteen. Poikkeustilanteissa hallituksen tiedottaminen kirjallisesti joko Slackissä tai sähköpostissa ja hallituksen päätös jälkikäteen.
4. Mitä korvataan?

a. pakolliset kulut

i. esim. matkustaminen toiselle paikkakunnalle

b. harkinnanvaraiset kulut

c. yhdistyksen puolesta tehdyt hankinnat

i. henkilö on sovitusti tehnyt ostoksen yhdistyksen puolesta, jolloin yhdistys maksaa kulut takaisin kuittia vastaan

ii. esim. postitus, tarjoilut

c. Päivä- ja puolipäivärahat

i. työntekijöille työehtosopimuksen mukaan

d. Kilometrikorvaukset

i. näistä pitää ilmoittaa EMU:lle erikseen myös, koska ovat verotuksen alaisia.

5. Kulukorvaukset tehdään Holviin Expense Claim/Kulukorvaus -linkkiä käyttämällä. Henkilökohtaisen kulukorvauslinkin saa lähettämällä viestin osoitteeseen info@wikimedia.fi.
6. Korvauksen saaja ei hyväksy itse omia kulukorvauksiaan Holvissa.

Punaisella olevat kohdat ovat asioita, joita WMFI ei maksa kuin työntekijöille. Muille kulut maksetaan toteutuneita menoja vastaan.

Expense claims

1. All expenses will be paid according to receipts or other documentation
2. Expenses will generally be paid retroactively, always according to receipts
3. Expenses need to be approved by the board beforehand. In exceptional circumstances, the board needs to be informed in writing either in Slack or by e-mail, and the board will approve the expense retroactively.
4. What can be covered?

a. Necessary costs

i. i.e. local travel.

b. Discretionary costs

c. Purchases made for the association

i. a person has made an approved purchase for the association, and the association will pay back these expenses according to receipts

ii. i.e. mailing, food and beverages for meetings

d. Per diems (half day and whole day)

i. to employees as defined in labour agreement

e. Mileage

i. The accounting company (EMU) needs to be informed on these separately, as they are taxed income

5. Expense claims must be made using the Expense Claim link in Holvi. A personal expense claim link can be requested by sending a message to info@wikimedia.fi.
6. The person receiving the refund will not approve their own expense claims in Holvi

Costs marked in red are covered by WMFI only for employees. For others, costs are covered using real costs.