Hallituksen kokous 2018-10-01

Hallituksen kokous 12/2018

Wikimedia Suomi ry
Aika: maanantai 1.10. klo. 18.00
Paikka: Maria 01 kokoushuone Nudist ja netissä
Paikalla: Heikki, Hanna, Tero, Jaakko, Kimmo, Teemu, Anni (etänä, kohtaan 17), Minna (kohdasta 6)

Tavan mukaan osallistujat voivat täydentää kokoukselle esitettäviä ilmoitus- tai päätösasioita ennen kokousta lisäämällä niitä tähän esityslistaan. Myös kokouksen aikana voi esittää ilmoitusasioita tai ottaa niitä esille muissa asioissa. Sääntöjen mukaan hallituksen kokouksiin voivat osallistua kaikki yhdistyksen jäsenet ja myös kutsutut asianosaiset sen ulkopuolelta. Äänioikeus ja päätösvaltaisuus on kuitenkin hallituksen jäsenten mukaan. Päätösvaltaisuuden varmistamiseksi olisi hyvä, jos hallituksen jäsenet ilmoittaisivat, jos eivät pääse kokoukseen.

Esityslista

Kokouksen avaus
- Puheenjohtaja avasi kokouksen 18.02
Päätösvaltaisuus
- Todetaan
Puheenjohtaja ja sihteeri
- Puheenjohtaja Heikki, sihteeri Teemu
Esityslistan hyväksyminen
- Esitys: lisätään kohta 6 kulukorvausohjeesta ja matkustussäännöstä.
- päätös: esityksen mukaan
Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
- kokous 11/2018
- päätös: Hyväksytään
Kulukorvausohje ja matkustussääntö
1. Tausta: Kuopion kuvaussafarin yhteydessä ongelmia kulukorvausten kanssa. Hanna: Matkustussäännössä lueteltu turhia asioita, pitäisi luetella vain mitä korvataan. Kaipaa uudistamista.
2. Esitys:
  1. muutokset nyt: poistetaan kulukorvausohjeesta viittaus matkustussääntöön, todetaan että matkustussääntö ei ole ollut voimassa, koska sitä ei ole hyväksytty. Poistetaan esimerkki “ruokailu” harkinnanvaraisista kuluista.
  2. Työryhmä käy läpi kulukorvausohjeen sekä miten kommunikoidaan Wikipedian suuntaan 5.11. klo 17, ja hyväksytään muutokset seuraavassa kokouksessa 5.11.
3. Päätös: Esityksen mukaan.
Ilmoitusasiat
1. Kulukorvaukset
  1. 22.9. strategiapalaverin ruuat 17,85€
  2. Minnan Glamwiki majoitus 529,00 €
  3. Pajun kulut Kuopion fotosafarista: junaliput 64 euroa (2x 32 e). Bensiini laina-autoon 48,12. DNA:n mobiilidata 9,90. Yhteensä 122,2 e.
  4. Esitys: Yhdistys maksaa Minnan osallistumismaksun GLAM-wiki-konferenssiin etukäteen. Pia ja Minna hoitavat asian.
    - Päätös: näin.
2. Talousasiat
  1. Rahatilanne
    1. Financial Report 1.1.-26.9.2018_(working draft)
    2. Käytettävissä olevaa rahaa
      - A.operating (activity costs): 70 €
      - A.operating (legal costs): 700 €
      - A.Operating (travel non-staff): 3 000 €
      - Travel (staff): 330 €
      - B.Edu: 1 190 €
      - C.Outreach ja D.Partnerships: 950 €
      - E.Content: 600 €
  2. Varaukset (ei voida käyttää, koska tiedetään rahan kuluvan johonkin tulevaisuudessa.)
    - A.Operating (Financial+office): 3 800 €
    - arvio siitä paljonko todelliset kulut ovat puuttuu.
    - 31 000€ Palkat, Glamwiki, WLM-palkinnot, Helsinki rephotogrpahyn omavastuu, Hack4fi osallistuminen.
  3. Jos Helsinki Rephoto ei toteudu, pitää varautua rahojen käyttöön johonkin muuhun tarkoitukseen. Winifrediltä alustavasti lupa Oodi-projektiin.
3. Jäsenhakemukset
  1. Kaksi hakemusta, hyväksytään jäsenhakemukset. Teemu lähettää tervetuliaisviestit 2.10. aamupäivällä.
4. Menneet tapahtumat
  1. Fotosafarit
    - Kuopio la 8.9. 2018, tulos: osall. 4, kuvia 85
  2. Oppimisen wikiloikka: Wikileap - Open textbooks for basic education 18.9.2018 Dare to Learn http://www.daretolearn.fi/schedule.html Tero. 9 osallistujaa, 7 koko ajan.
  3. WMFI strategiatyöpaja la 22.9. Maria 01 Corner Room 11.-16.00. 7 osallistujaa.
  4. Svenska studieförbundet 25.9. Heikki: Wikimedia, Wikipedia ja näkyvyys, keskusteltiin aiheesta, esitettiin mm. ruotsinkielisten Suomen kirkkojen artikkelien tekemistä. 11 osallistujaa.
  5. Hack4fi suunnittelutyöpaja 6.9. 13-16.00 Mannerheim-museolla, osallistujat: ilm. Heikki, Kimmo
  6. 14.9.-8.10.2018 Elämyksiä datasta hackathon, Turku
    - Ei osallistuttu, valmistelu meni liian pahasti WLM kiireiden kanssa samaan aikaan.
5. Tulevat tapahtumat
  1. Hack4Fi 5. - 7.10. Helsingin kaupunginmuseo 2018, osallistujat:
    1. Omavastuu organisaatiolle 500€
    2. Yhteistyösopimus OKFI:n kanssa
    3. Esitys: Allekirjoitetaan yhteistyösopimus
    4. Päätös: Esityksen mukaan.
    5. Osallistujat: Kimmo, Susanna, Katri, Vahur
  2. WMNE Tukholma 12.-14.10. osallistujat ja aiheet, varautukaa Open Space menetelmään
    1. Johanna, Lentokonefani, Yupik, Heikki ja Minna. WMSE maksaa matkat.
  3. 4.10 & 11.10. kl 11-16 4.10. kl 11-16 Vantaa Wikipediaan Myyrmäen ja Tikkurilan kirjastolla
  4. CEE, Lviv Ukraina 13.-15.10. osall: Heikki ja Tero, Lviv Then and Now Rephotography Workshop
  5. 18.10. kl 11-16 Vantaa Wikipediaan Myyrmäen kirjastolla (päivystys)
    1. Tiedotettiin tästä WLM-tiedotuksessa, mutta päivä oli muuttunut.
    2. Varaudutaan siihen, että joku on paikalla wikipedia pöytärolloapin kanssa.
  6. 26.–28.10. Wide hackathon - Leipätehdas
  7. 3.-5.11.2018 GLAMWiki Tel Aviv
    - https://meta.wikimedia.org/wiki/GLAMTLV2018/Welcome
    - Ilmoittautuneet: Susanna, Minna, Vahur
  8. 19.11. 16.-18.00 Kavin Radio ja tv- aiheinen muokkaustapahtuma, os. Heikki ja joku muu? Kaikille avoin.
  9. Wikidata 6-vuotta 29.10.2018 https://www.wikidata.org/wiki/Wikidata:Sixth_Birthday Susanna ja Kimmo: OpenRefine & Yle
  10. IHME-nykytaidefestivaalin Wikimaraton la 24.11. Heikki hoitaa
  11. 27.-29.11.2018 https://meta.wikimedia.org/wiki/WikiCite_2018
    - Ei olla menossa, koska varattiin rahat Helsinki rephotography -hakemukseen. Mikäli hakemus ei mene läpi, niin ollaan kysytty Winifrediltä alustavasti voidaanko käyttää rahat Oodi-projektiin.
  12. Amos Rexin Wikipediatyöpaja ensi vuonna? Tässä alustava suunnitelma, jossa ideana monikielisyys
  13. Wikimedia Summit (entinen Wikimedia Conference) Berliinissä 29.-31.3.2019, rekisteröityminen 2.11.-17.12.2018, osallistujakiintiö 1?
    - Keskustelua osallistujasta, mahdollisesti kaksi, joista toinen Anni. Ei päätöstä vielä.
6. Muut asiat
  1. Helsinki Rephotographyn tilanne
    - hakemus jätetetty 16.9. ja 16.10. kaupunki tekee päätöksen
    - Museovirasto ilmoitti, että ovat mukana ensi vuoden WLM-kilpailussa hakemuksessa esitetyssä muodossa..
  2. Pienten GLAMien Wikidata-workshop
    - Liam Neeson otti yhteyttä: haluaisiko viisi pientä maata järjestää WD-workshopin.
    - Toimenpiteet: Minna kuittaa Liamille, että asia kiinnostaa. Anni juttelee asiasta Sandran kanssa.
  3. Taulukkokirjan tekijänoikeudet on saatu siirrettyä ja skannattu, kirja on tallennettu Wikimedia Commonsiin ja Wikikirjastoon on luotu projekti sen muuntamiseksi tekstiksi.
APG toiminta-avustus 2019
1. Winifred-palaveri ke 3.10. klo. 19.00
2. hakukriteerit
3. aikataulu: valmiina 1.11.
4. ohjelma: yhteislinjassa strategian kanssa.
5. budjetti: ei saa ylittää 120 000 USD
Kirjastoneuvottelu ke 3.10. klo. 11.00 Pasilan kirjastossa
1. Matti Sarmela, Valtakunnallinen kehittämisyksikkö, Helsingin kaupunginkirjasto
2. osallistujat: Minna, Heikki, Jaakko, Kimmo, (Teemu ehkä)
3. aiheet: Wikimedia Suomen kirjastoyhteistyö maanlaajuiseksi, tunnustelua
Wikimedia Ruotsin FindingGLAMs-hanke ja miten WMFI auttaa siinä
1. WMSE sai apurahaa GLAMien kartoittamiseen. WMSE pyysi apua, olemassa oleva museotietokanta, ammatilliset museot. Ei-ammatillisetm uoset museoliiton kautta. Minna tunnustellut, kaikki halukkaita yhteistyöhön. Kirjasotjen ja arkistojen suhteen myöhemin. Kysellään Sarmelalta kirjastoista.
2. Esitys: Autetaan sen verran, kuin mitä resurssit mahdollistavat: otetaan yhteyttä listoja ylläpitäviin tahoihin, annetaan listat WMSE:lle joka vie listat Wikidataan.
3. Kommentti: Halutaan paikkatiedot, tukemaan WLM:ää.
4. Päätös: Esityksen mukaan.
Vantaan Wikipediapajat 2018-2019,
1. Tehtyä
  - Wikiprojekti:Vantaa_Wikipediaan
  - suunnittelupalaveri os. Kimmo, Susanna, Minna, osallistuminen kaksivuotiseen hankkeeseen
  - Valokuvaa vantaa -valokuvauskierrokset
    - 13.9., 20.9. ja 27.9. Kerrottiin kahdella viimeisellä kierroksella WLM:stä ja 20.9. myös jälleenvalokuvauksesta.
2. Kaksi wikityöpajaa lokakuussa 4.10. ja 11.10.
  1. 4.10. kl 11-16 Vantaa Wikipediaan Myyrmäen kirjastolla
    - Heikki osallistuu
  2. 11.10. kl 11-16 Vantaa Wikipediaan Tikkurilan kirjastolla
    - Kimmo osallistuu
  3. 18.10 kl 11-16 tapahtuma Myyrmäen kirjastolla ilmoitettu virheellisesti WLM-tiedotteessa.
3. toimenpiteet:
  - Wikipajat: WMFI:ltä puhuja (Heikki) ja wikipedistejä avustajaksi, museo hoitaa tilat ja viestinnän. Tapahtumat ovat kirjastoissa.
  - Zache käy 18.10. päivystämässä Myyrmäessä rollupin kanssa.
Strategiatyön jatkaminen
1. Esittelijä: Teemu
2. Tausta: Strategiatyöpajassa 22.9. muotoiltiin missiota, visiota ja arvoja sekä sivuttiin siinä ohessa myös strategisia tavoitteita.
3. Esitys: Kokoonnutaan 17.10. klo 17.00 pohtimaan kolmivuotiskauden 2019-2021 strategisia painopistealueita, niille tavoitteita ja alatavoitteita. Tämä helpottaa myös SAPG 2019:n suunnittelua. Aiempien pajojen pohjalta työstettyä luonnosta tässä dokumentissa. Tältä pohjalta tehty strategialuonnos laitetaan esille Metawikiin ja siihen pyydetään kommentteja
4. Päätös: Esityksen mukaan.
Kokousasiakirjojen avoimuus
1. Tausta: esitys pöydätty edellisessä kokouksessa.
2. Pöytäkirjat on hyväksynnän jälkeen julkaistu yhdistyksen wikissä asiakirjat-sivulla. Nimet on poistettu julkaistavasta pöytäkirjasta.
3. Taustaa: Hallituksen kokouksen pöytäkirjat esityslistoineen ovat avoimia kaikille, ja hallituksen kokoukset on avoin pääsy. Jäsenet
4. Keskustelua: Tero: kannavan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. OKFFI-kokouksiin osallistuu paljon henkilöitä, jotka ei ole hallituksessa. Äänestykseen osallistuu vaan hallituksen jäsenet. Lisää läpinäkyvyyttä, ei ole vain pienen piirin juttu. Tero kannattaa avoimuutta. Minna samaa mieltä. Kannattaa esityslistojen avoimuutta kaikille ennen kokousta. Tero: asialistat hyväksytään kuitenkin kokouksen alussa. Minna: Helpottaa asioiden tuomista käsiteltäväksi. Jaakko: tekee hallitukseen tulemisesta helpompaa.
  1. Esitys: Hallituksen kokousten esityslistat avataan valmisteluvaiheessa kenen tahansa kommentoitavaksi. Henkilötietoa ei julkaista perusteettomasti. Tarvittaessa esittelijä tai hallitus voi esittää asian käsittelemistä luottamuksellisena.
  2. Päätös: Esityksen mukaan. Hanna kirjaa oman eriävän mielipiteen: “en hyväksy missään nimessä”.
Ehdotus Wikidata-ohjelman jatkamiseksi
1. Esitys: Tehdään suunnitelma Wikidatan täydentämisestä ja hyödyntämisestä eri sektoreilla, esitetään osana vuoden 2019 S-APG-ohjelmaa.
  - https://www.wikidata.org/wiki/Wikidata:Sixth_Birthday
2. Päätös: Pöydätään, mietitään APG-hakemuksen suunnittelun yhteydessä. Wikidata Sixth Birthday pidetään yhdessä Ylen kanssa.
Wiki Loves Monuments
1. Kilpailuaika päättyi 30.9.2018, yli 3 000 kuvaa, tuhat enemmän kuin viime vuonna.
2. Kansainväliseen kilpailuun menevien kuvien julkaisu 31.10.2018
3. Suomenkilpailun tulosten julkistus 31.10.2018 (toisin kuin kansainvälisessä sarjassa, niin tässä ei ole ulkopuolelta tulevaa aikarajaa)
4. Palkintojenjako. 7.11. -> (ei ole vahvistettua päivää vielä, mutta aikaisintaan 7.11.)
5. Palkinnot:
  1. Pääpalkinto: Rajalan 200 € lahjakortti
  2. 10 * museokortti
  3. Jälleenvalokuvaussarja: Isoisä – Tampere 1918. -valokuvakirja
Muuta syksyn toimintaa
1. Yhteistyö Oodi-kirjaston kanssa.
  1. Minna: jatketaan keskustelua Slackissa.
2. Informaatiopolitiikka-aihe tulee esille syksyllä. Mikä on osuutemme siinä? Mikä osa informaatiopolitiikalla on strategiassamme?
  1. Minna: pysytään kuulolla.
3. Syyskokous la 8.12. klo. 13.00 Mariassa Corner Room (varattu)
  1. Syyskokouksen esityslista
    - vahvistetaan strategia
    - toimintasuunnitelma 2019
    - tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
    - valitaan hallituksen puheenjohtaja
    - valitaan hallituksen jäsenet
    - toiminnan tai tilintarkastajat
  2. kunniakirjojen myöntäminen
    1. Esitys: myönnetään kehystetyt kunniakirjat Jyri Artjoelle aloitteellisesta toiminnasta tekijänoikeuksien hankintaan Lukion taulukot-kirjaan, joka on tallennettu Wikimedia Commonsiin ja Aulis Eskolalle (2. kerta) aktiivisesta toiminnasta Wikipediassa. Aulis teki mm. Julkisten taideteosten ja muistomerkkien luettelointiprojektiin seurantataulukon, jolla pystytään arvioimaan kaikkien Suomen kuntien tilannetta. Urjanhai? Suurten sotien aika -kirjan tekijä Petri Lassi Wikikirjastossa? Lentokonefani, ensimmäinen WiR?
    2. Päätös: Myönnetään ja valtuutetaan Heikki hankkimaan materiaalit kunniakirjoja varten.
  3. Keskustelua (kirjaan myöhemmin -teemu)
    1. Muu ohjelma kokouksen jälkeen: EU:n tekijänoikeuden tulevaisuus ja Wikimedia, pyydetään Petteri Järvistä puhumaan aiheesta ja keskustellaan.
      - Kannatetaan.
Muutokset yhdistyksen viestintäkanavissa (edellisen kokouksen päätös 6 e)
1. Esittelijä: Teemu
2. Esitys: Vastuuvapauslausekkeen ja disclaimerin lyhentäminen wikin etusivulla alla olevan esimerkin mukaisesti. Syy: nykyisessä muodostaan viesti vie liian suuren huomion etusivulla, lisäksi tekstiä on liikaa, jotta olennainen viesti välittyisi. Syyskuun muotoilu: “Vastuuvapauslauseke: Wikimedia Suomi ry on itsenäinen toimija, joka ei valvo Wikimediaprojekteja ja muita verkkosivuja, joita isännöi Wikimedia Foundation Inc.”, sekä “Wikimedia Suomi ry (registered association) is a national Chapter of international Wikimedia movement in Finland. It is an independent, non-profit and common-good organization that supports, promotes and educates general public about the availability and use of free and open licensed contents of knowledge services, such as Wikipedia, Wikimedia Commons and Wikidata in Finland. Disclaimer: Wikimedia Suomi ry is an autonomous entity with no direct control over the Wikimedia projects and other websites hosted by the Wikimedia Foundation Inc.”
3. Lyhennettynä, jos pitää olla etusivulla: Vastuuvapauslauseke: Wikimedia Suomi ry on itsenäinen toimija, joka ei valvo Wikimediaprojekteja ja muita verkkosivuja, joita isännöi Wikimedia Foundation Inc. Pitkän litanian voisi siirtää tälle sivulle: https://fi.wikimedia.org/wiki/Wikimedia:Vastuuvapaus
  - Päätös: Kannatetaan.
4. Yhdistyksen Facebook-sivulla oleva kotiosoite: blogiin vai wikiin? Osoitti aiemmin blogiin, mutta siirrettin wikiin.
  1. Teemun ehdotus: pidetään blogissa, koska se on yleisölle helpposelkoisempi alusta. Blogin etusivulle voi tehdä widgetin, jossa kerrotaan yhdistyksestä lyhyesti wikin tyyliin.
    - Päätös: linkki yhdistyksen wikiin.
Muut mahdolliset asiat
- Ei ole.
Seuraavat kokoukset
- Hallituksen kokoukset ma 5.11. klo 18.00 ja joulukuussa
Kokouksen päättäminen
- Puheenjohtaja päätti kokouksen 20.38.