Hallituksen kokous 2018-04-10

Hallituksen kokous 5/2018
Wikimedia Suomi ry
Aika: tiistai 10.4.2018 klo. 18.00
Paikka: Maria 01, huone Nudist ja Hangout
Paikalla: Heikki; etänä: Kimmo, Minna (kohtaan 6), Tero (kohtaan 8), Hanna, Jaakko, Teemu.

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus

• Klo 18.11.

2. Sihteerin valinta

• Esitys: Teemu
• Päätös: esityksen mukainen.

3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

• Pöytäkirja 4/2018
• Keskustelua: jäi päättämättä asioita, jotka piti kokouksessa käsitellä. Käsiteltiin sähköpostitse. Kulukorvausohje, Heikin kulut.
• Esitys: Hyväksytään
• Päätös: Esityksen mukainen.

4. Esityslistan hyväksyminen

• Täydennetään ilmoitusasioita Wiki Loves Monumentsilla.
• Nordic Meeting (9. kohta) ilmoitusasioihin.

5. Ilmoitusasiat

• Kirjeet:

• Ei vastausta yhteistyöhankkeesta Keskustakirjasto Oodille

• Toimenpiteet: Heikki soittaa tällä viikolla ja esittelee asiamme.

• Ei vastausta alustuspyyntöön Maailma kylässä

• Toimenpiteet: Heikki soittaa

• Lehdistöakkreditiontiasia WMFI:n suositus valokuvaajille

• Esitys: Teemu ja Heikki laativat Wikimedia Suomen suosittelukirjeen, jossa selitetään lyhyesti avoimista lisensseistä ja Wikimediasta. Katsotaan miten Teeveen kanssa sujuu ja tehdään syksyllä toimintamalli.
• Päätös näin.

• Talousasiat:

• Holvin katseluoikeuden myöntäminen hallituksen jäsenille; Tero voisi myöntää

• Toimenpiteet: Hallituksen jäsenet lähettävät Terolle sähköpostiosoitteen tilin luomista varten.

• Holvin kategoriat ja niiden määrittely: tavoitteena että alkuvuodesta määritellään yksinkertaisesti, mitä kukin kategoria tarkoittaa. Näin voidaan selkeyttää taloudenhoitoa. Ks. budjetti.
• Kulukorvausten hyväksyminen.

• Heikki, Tero, Pia toimivat kulujen hyväksyjinä. Omia kulujaan ei voi hyväksyä (per kulukorvausohje).

• Palkanmaksujärjestelmän rakentaminen alkanut
• Winifrediin otettu yhteyttä edellisistä budjeteista jääneistä rahoista tässä Morganin vastaus

• Teemu ja Kimmo vastaavat.
• Wikiloikan omavastuurahat vielä tosin?

• Tero: Siihen tulee vielä kuluja, ei ole käytetty kokonaan. CSC:ltä ei ole tullut rahoja Wikimedia Suomelle eikä siirretty WMSuomelta CSC:ltä. Pia on maksanut kulujen omavastuuosuuden ja CSC loput. Omavastuuosuus kokonaisuudessaan oli budjetissa 2500 e. Rahat pitää käyttää huhtikuun aikana. Rahankäyttökohteet pitää sopia CSC:n kanssa.
• Kimmo: Tero, voitko selvittää pialta paljon on maksettu, ja onko CSC:llä vielä budjetissa varaa maksaa, jos omavastuu menee loppuun.
• Toimenpiteet: Kimmo ja Tero selvittävät asian.
• Wikiloikka-kokous: Jarruna perusmateriaalin puute,

• Teemu ei nostakaan palkkaa Wikipedia-näyttelyn toteuttamisesta.

• Tiedoksi: periaatteelliset syyt, taustamateriaalia toimittaneet vapaaehtoiset.

• Pia jatkaa taloudenhoitajana toistaiseksi.
• Hyväksytään Kimmon, Teemun ja Heikin kulukorvausvaatimukset matkoista Lohjalle ja Tampereelle.
• Kimmo: Wikiloikan ITK-tiedotuskuluja (A5 monisteet+matkakulut) 37e
• Kimmo: Matka Turku-Helsinki Wikigap-tapaamiseen 9.4.
• Kimmo Matka Helsinki -> Lohja. Jyri Artjoki esitteli wikikirjaprojektiaan paikalliselle Ammattikorkeakoululle ja TE-keskukselle 12.80e
• Jyri Artjoki: Lohja -> Helsinki, Jyri Artjoki ja Kimmo Virtanen tulivat Lohjalta Artjoen autolla. Artjoki heitti Kimmon Wikigap-tapaamiseen Bildningsalliansen kanssa. 15e
• Kimmo: Tia Kangaspunnan läksiäistapaaminen Sandrossa brunssilla. 3*brunssi a 29.90e; yhteensä 89,70e. Paikalla olivat Kimmo, Tia ja Tero.
• Tuleva kulu: WLM-postikorttien kolmelle valokuvaajalle postikortteja postitse kirjekuoressa.
• Kimmo muutti talous@wikimedia.fi-osoitteen vastaanottajiksi Teemu, Heikki, Pia, Tero

• Tausta: Haluttiin osoite, joka lähettää myös Pialle viestit. Sinne voisi lähettää kulukorvaukset, jotka arkistoituvat Slackiin.

• Tilinpäätöspalaveri 4.4. paikalla meiltä Teemu, Kimmo, Heikki
• valtuutetaan tilintarkastustoimeksianto
• Hyväksytään vanhentuneiden Katso-tunnisteiden pääkäyttäjävaltuutusten poistaminen: Tommi Kovala ja Tarmo Toikkanen
• Domain wikimedia.fi siirretty domainhotelli.fi:lle Ficoralta.

• Tian työsuhteen päättyminen

• Työtodistus
• Palautekeskustelu
• Tian työsuhteen päättyminen -muistilista
• Päätöslounas, kulukorvaus 89.70e. (3 * brunssi a 29.90) ; Paikalla Kimmo, Tero ja Tia.

• Tulevaa

• ITK-messut 11.-13.4. osall: Tero
• Uudet toimijuudet: kulttuurilaitosten digitaalinen yleisösuhde, 13.4. osall. Heikki, Minna
• Eslok-klubi 16.4. Heikki esitelmöi Wikipediasta ja Wikimediasta
• 22.4. Juniori hackathon: Wikimedia Suomella valokuvaosasto, paikalle menossa Teemu, Kimmo, Katri, Jaakko
• Wikimedia Conference, Berliini, Tero, Heikki
• Big Fat Bryssels Meeting 28.-29.4. osall. Susanna ja Heikki

• Dimi kutsunut koolle, säätiö kustantaa.

• 14.5. Uudenmaan museot Wikipediaan, Helsingin kaupunginmuseossa, alustukset Heikki ja Susanna
• Wikipedia-työpaja, Sibelius-museo, Turku 16.5., Heikki. Turun kaupungin viestinnästä kiinnostusta (tausta: kesätyöntekijät muokkaavat Turku-aiheita), aiheena soittimet.
• Wikimedia Hackathon, Barcelona 18.-20.5. osall: Ei kukaan menossa. Niklas osallistuu. Kimmo voisi kysyä, pääseekö vielä mukaan. Jos Kimmo pääsee, osallistuisi perään myös WikiCiteen.
• Museoiden yö: Opastusta Wikipediaan Mediamuseo Rupriikissa 19.5. Jaakko, Teemu osallistuvat.
• Wikimedia Suomi, kevätkokous 27.5. klo. 13.00 Rupriikki, Tampere
• S-APG 2018 midpoint-reportin aloituspalaveri ma 4.6. klo 16-17:30 Heikki, Pia, Teemu, Kimmo (midpoint valmis 21.6. mennessä, lähetettävä 15.7.)
• Wikimedia Northern Europe Meeting, Tukholma 17-19.8.
• GLAM-wikiconference, Israel, 3.−5.11.2018, osall. Minna?

• Minnan preppaus syksyllä WLM:stä ja muista GLAM-projekteista.

• S-APG 2019 suunnittelu alkaa 9/2018
• S-APG 2018 final report valmis joulukuussa

• Wiki Loves Monuments

• Esittelijä: Kimmo
• Tiedoksi:

• Ajapaik Android-ohjelma julkaistiin maaliskuussa
• Wiki Loves Monuments -postikortit saatiin painettua (yhteensä 5000 kpl kortteja) WMFI taittoi kortit ja Museovirasto tilasi kortit. Kortit on tarkoitus jakaa meidän tapahtumasta.
• Jälleenvalokuvaus on vahva teema kilpailussa
• Juniori hackatonissa on jälleenvalokuvaus pilotti
• Toukokuussa on WLM ja Wikiloikka jälleenvalokuvaus retki Suomenlinnaan
• Museovirastolle pitäisi esittää suunnitelma Wiki Loves Monumentsin toteutuksesta

• Toimenpiteet: Kimmon ja Susannan pitäisi tehdä.

• Avustus harrastamisen ja liikkumisen lisäämiseksi Helsingissä. Ideahaun deadline 20.4.

• Toimenpiteet: Kimmo, Tero auttaa ideoimisessa Slackissa.

• Tiedotus

• Huhtikuun uutiskirje lähetettiin
• This Month In Glam laadittiin

• Kokousten asialistat

• Esittelijä: Teemu
• Tiedoksi

• Tapahtumat, projektit, ohjelmat yms. omiksi numeroiduiksi kohdikseen, jos asiat vaativat keskustelua tai päätöksiä. Jos asia on ilmoitusluontoinen, sen voi kirjata ilmoitusasioihin.
• Jokaiselle kohdalle oma esittelijä
• Jokaiseen kohtaan tausta/tiedoksi, esitys, keskustelu ja päätös
• Helpotetaan ja nopeutetaan asioiden käsittelyä ja myöhempää tiedonhakua; helpottaa myös asioiden siirtämistä trelloon
• Mallia voi katsoa tästä asialistasta (5/2018)

• hallitus@wikimedia.fi-listan luonti

• esitys: otetaan wikimediafi-hallitus@lists.wikimedia.org käyttöön (vanha hallituslista). Hyvä puoli: webbikäyttöliittymä, arkistoituu säätiön palvelimille.
• toimenpiteet: lähetetään sähköpostia Niklakselle, Teemu ottaisi hallinnoitavaksi. Päivittää listan vastaanottajat. Testisähköposti. Teemu hoitaa.
• päätös: esityksen mukaan

6. Wikipedia-näyttely

• Esittelijä: Heikki
• Tiedoksi:

• Museoiden yö 19.5. Wikimedia Suomella päivystys näyttelyssä.
• Näyttelyyn pitäisi viedä jaettavaksi WLM-postikortteja ja muuta materiaaleja.
• Näyttely avoinna Rupriikissa Vapriikissa 27.5. asti. Rupriikki tekee näyttelyn kuvauksen ja ottaa vastaan tilaukset. Näyttelyä voidaan kierrättää kirjastoissa, sivukirjastoissa, museoissa, auloissa, tapahtumissa, messuissa. Pakkaus, kuljetus, yms kulut tilaajan vastuulla.
• Lisensoitu CC BY SA 4.0 -lisenssillä, verkkoon Vapriikin näyttelyn jälkeen.

• Keskustelu: Jaakko voisi viedä Tampereelle WLM-postikortteja, sovi Kimmon kanssa.

7. WMFI:n tietosuojalinja, luonnos

• Esittelijä: Heikki
• Tausta:

• osa on käännöstä Ruotsin vastaavasta. Suurin ero Ruotsiin on se, että kun emme kerää lahjoituksia, emme kerää niistä tietojakaan. Paperi on vielä keskeneräinen, esimerkiksi Evästeet-osa on raakatekstiä. Myös puhdistusprotokolla tarvitsee enemmän selvitystä. Pyydetään kommentteja ja ehdotuksia

• keskustelu: Hanna ehdottaa WMFI-lyhenteestä luopumisesta asiakirjassa. Kimmo esittää, että asiaa käytäisiin läpi live-tapaamisessa Mariassa, koska asiaa on hankala käydä läpi hallituksen kokouksen yhteydessä.
• esitys: 2.5. keskiviikkona tapaaminen klo 18. Maria huone Nudist
• päätös: esityksen mukainen.

8. #WikiGap 8.5.

• Esittelijä: Teemu
• Tiedoksi:
• 23.4. 17-20 Wikigap tutorointitapaaminen Tiedekulmassa.
• Treffattiin Bildningsalliansin kanssa, lupasivat tiedottaa omissa kanavissaan ja aktivoida verkostojaan. 9.4. tapaamisessa suurlähetystön ja Tiedekulman kanssa päätettiin madaltaa osallistumiskynnystä ja relaunchata mainostusta. Pitäisi saada aktivoitua omiakin verkostoja lisää.
• keskustelu: kuukausikilpailun palkinto pitäisi muuttaa yhdistyksen toteuttamaksi.

9. Kevään ja vuoden toiminta

• kevätkokous 27.5. klo. 13.00

• esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
• päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
• käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat, esitetään strategialuonnos
• Heikki voisi puhua aiheesta “Rihvelitaulu ja tabletti: Wikipedian mahdollisuudet Afrikassa”, Lentokonefani Wikiresidenssistä
• Hallituksen täydentäminen.

10. Strategia

• Esittelijä: Teemu
• Tiedoksi: Strategia-työn tähänastiset tulokset pitäisi puhtaaksikirjoittaa ja pitää vielä yksi työpaja ennen kevätkokousta, jotta siellä olisi jotain konkreettista käsiteltävää.
• Toimenpiteet: Hanna ja Teemu miittaavat työstön tiimoilta 16.4.

11. Muut mahdolliset asiat

• Käytännön järjestelyt organisoinnissa (vrt. OKFI), esim. trello.

• Kaikki hallituksen jäsenet eivät ole vielä pyytäneet Teemulta trello-esittelyä. Sovi aika sähköpostitse.

• Yhdistyksen logon päivittäminen yksiväriseksi.

• Teemu on tehnyt uudet versiot yhdistyksen logoiksi:
• https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Wikimedia_Suomi_logos
• Musta ja valkoinen versio. Vähän freesimpi ja linjassa WMSE:n ja Foundationin logojen kanssa.
• Keskustelussa ei esiintynyt vastustusta logojen päivittämisestä. Jätetään vielä pöydälle.

12. Seuraava kokous ja loppuvuoden kokoukset

• Esitys: ma 7.5. 18.00, ma 4.6. 18.00, ma 6.8. 18.00, ma 3.9. 18.00, ma 1.10. 18.00, ma 5.11. klo 18, joulukuussa syyskokous
• Päätös: Hyväksytään ja Teemu merkitsee Google-kalenteriin.

13. Kokouksen päättäminen

• Pj päätti kokouksen 20.21.