Hallituksen kokous/2017/14

Hallituksen kokous 14/2017

Wikimedia Suomi ry

Aika: torstaina 21.12.2017 klo. 7.00 - 21.00 alkaen sähköpostikokouksena

Esityslista annettu tiedoksi hallitukselle 15.12. Esityslistaa ja päätösesityksiä voivat hallituksen jäsenet ja sihteeri muokata keskiviikkoon 20.12. klo. 24.00 asti. Hallitus keskustelee kokouksen päätöksistä Slackissä 20.12.24.00 asti.

Kokouksen päätökset kirjataan päätöspöytäkirjana (minimipöytäkirjana) jossa osallistujat kirjaavat päätökset esityslistan päätteenä olevan taulukkoon ilman perusteluja ja muita kommentteja. Kirjaukset pitää tehdä torstaina 21.12. klo. 7.00-21.00

Esityslistan lopussa päätöstaulukko, johon kukin osallistuja merkitsee päätöksensä. Jos jostakin asiasta ei päästä yksimielisyyteen, kokous jatkuu tämän päätettävän asian osalta perjantaina 22.12. klo. 8.00 alkaen, jolloin hallitus äänestää päätöksestä sähköpostikokouksena.

Muutokset esityslistaan

21.12.2017 klo 18.30 - 19:00  tehdyt muutokset.

• Lisätty kohtaan 4.b päivämäärä 11.1.2018
• Poistettu kohdasta 4.d kysymys budjetista, koska tilaisuuden sisältö tiedetään vasta tammikuussa.
• Lisätty kohtaan 6 maininta Tian työsopimuksen määräaikaisuudesta ja siitä, että siirrytään tuntiperustaiseen palkanmaksuun.
• Muokattu kohtaa 12 siten, että 3kpl liitteessä olevista kuluista ei hyväksytä tässä kokouksessa puutteellisten tietojen takia.

Pöytäkirja

Pöytäkirja Wikimedia Suomen hallituksen sähköpostikokouksesta, joka järjestettiin 21.12.2018 klo. 7.00–27.12. klo 12.00.

1. Kokouksen kulku pj, siht, laillisuus ja päätösvaltaisuus

• Kokous on kutsuttu koolle edellisessä kokouksessa, puheenjohtaja toimii kokouksen puheenjohtajana ja Tia sihteerinä
• Kokous avataan 21.12. klo. 7.00 ja se päättyy samana päivänä klo. 21.00.

2. Kokouksen 13/2017 pöytäkirjan hyväksyminen

• Päätös: hyväksytään.

3. Esityslistan hyväksyminen

• Päätös: hyväksytään yllä mainituin muutoksin.

4. Ilmoitusasiat ja tiedoksiannot

• WLM Suomi-osuuden palkinnot: museokortit lähetetty
• WLM kansainvälisen osion tiedotus hoidettu, päättöpalaveri 11.1.2018
• graffittiaiheinen seminaari tammikuun lopulla tai helmikuussa Helsingin taidehallissa (Julkisten taideteosten luettelointiprojekti), Taidehallissa EGS:in näyttely 13.1.-25.2.2018. Heikki
• Educa-messut 26.-27.1.2018 vastaa: Tero
• Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma Oulun kaupunginkirjastossa lauantaina 24.2.2018, Heikki paikalla,
• Holvi-tilien lopetus, todetaan
• S-APG avustus, avustuksen siirto-operaatio käynnistynyt,  2018 WMF:n ilmoituksen mukaan tuskin saadaan joulukuun loppuun mennessä, mutta varmaankin tammikuun loppuun mennessä, sopimuspaperit tulostetaan, allekirjoitetaan ja lähetetään 21.12. mennessä.
• Palautettu OKM:lle Wikimedia Suomen GLAM-projektin ylijäämä 2 074,62 €
• Palautetaan OKM:lle Wikimedia Suomen tekijänoikeusprojektin ylijäämä 126€: selvityslomake
• Siirretty Wikimedia Suomi 2014 Holvi-tilille Wikimaps-projektin loppuvarat 502,52 €.
• Molempien poistettavien Holvi-tilien saldo on 0.
• uudet kulukategoriat Holviin, tilanne
• Hallituksen jäsenten sähköpostiosoitteiden antaminen WMF:lle; suostumus niiltä jotka eivät ole sitä vielä antaneet
• Celtic Knot Conference: Second Wikipedia language conference focusing on supporting Celtic & Indigenous Languages, 5th & 6th of July 2018, National Library of Wales, sille, joka kiinnostunut vähemmistökielten ongelmista Wikipediassa
• Siirrytään käyttämään Trelloa projektinhallintatyökaluna. https://trello.com/b/g2GFqmpC/kalenteri

5. Wikiteknikon valinta.

• todetaan, että rekrytointi tehtiin edellisen kokouksen päätöksen mukaan
• Wikiteknkon työpaikkaa hakivat: Yrttiaho, Savolainen, Kivikoski, Virtanen
• Päätös: Hallitus nimeää wikiteknikoksi 1.1.-31.12.2018 Kimmo Virtasen
• Todetaan, että työsopimuksen perusta on koordinaattorin työsopimus ja työsopimuksen vahvistaa WMFI:n hallitus ensimmäisessä kokouksessaan  23.1.2018
• lähetetään kirje ei-valituille, Tia

6, Koordinaattorin valinta 1.1.-31.12.2018

• Yhdistys jatkaa Tia Kangaspunnan työsopimusta 1.1.-31.3. 2018 väliseksi ajaksi. Työsopimus muutetaan Tian kokopäivätyön takia kuukausipalkasta tuntipohjaiseksi.

7. Päätetään siirtää Wikimedia Suomen Holvi-tilin Creator-oikeudet Tero Toivaselle 21.12.2017 alkaen .Myönnetään Holvi-tilin käyttäjäöoikeudet Tialle.

• Päätös: hyväksytään

8. Heikin poissaollessa maksetuista korvauksista tehdään liite 22.1. hallituksen kokouksen pöytäkirjaan liite. Mikäli tarvitaan hyväksyntöjä korvattaville asioille, niin Tero Toivanen toimii Heikin sijaisena.

9. Tilataan Katri Niinikankaan Helsingin kaupunginmuseon kuvista tehtyjä kalentereita painosta 30 kpl. (150 e plus postikulut).

• Hyväksytään.

10. Palkanlaskennan siirtymisen vaihtoehdot (edellisen kokouksen asia 5 b). Tarmo Toikkasen lausunto: “Moi! Vaihtoehto 1 vaikuttaa edullisemmalta. 2 antaa enemmän omiin käsiin, mutta toisaalta 1 varmistaa ettei palkkalaskelman tekeminen jää toiminnanjohtajan niskaan alusta loppuun.”

• Päätös: Yhdistys siirtyy palkanlaskennan osalta 1.1.2018 vaihtoehtoon A.

11. Nimetään yksi yhdistyksen edustaja Wikimedia konferenssiin Berliinissä 20.-22.4. Osallistujia pyydetään rekisteröitymään välittömästi.

• aikaisemmin nimetty Tia
• Päätös: Minna on käytettävissä jos muita ei löydy.

12. Hyväksytään ja hylätään sekalaisia kuluja jotka ovat puutteellisesti dokumentoituja.

• Liitteessä on 5 kpl hyväksyttäviä kuluja ja 3 kpl sellaisia joihin ei ole saatu selvitystä ja joita ei siten hyväksytä. Seuraava hallitus voi halutessaan hyväksyä kulut kun niistä on saatu tarvittavat tiedot.
• Liite: Muut kulut hyväksyttäviksi hallituksen päätöksellä
• Päätös: Hyväksytään päiväyksillä 6.3.2017, 27.4.2017, 11.5.2017, 24.5.2017, 3.6.2017 olevat kulut. Ei hyväksytä puuttuvien tietojen takia päiväyksillä 2.3.2017, 8.8.2017, 10.8.2017 olevia kuluja

13. Muut asiat

• Uusi jäsenhakemus : hyväksytään.

14. Kokouksen päättäminen:

• sähköpostikokous päättyy klo. 21.00