Hallituksen kokous/2015/14

Hallituksen kokous 14/2015 Wikimedia Suomi ry

Aika: ma 16.11.2015 klo 18.30 Paikka: Hangout Paikalla: Tommi Kovala (poistui noin 19:10; palasi 19:23, loppuajan poissa), Johanna Janhonen, Heikki Kastemaa, Jyrki Lehtinen, Kimmo Virtanen, Henrik Saari, Tarmo Toikkanen (19:10 alkaen, ei loppuun asti) Poissa: Vesa Linja-aho Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs (18.45 alkaen)

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.37

2. Kokouksen järjestäytyminen Kimmo Virtanen toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna sihteerinä. Susanna toimi sihteerinä kohdissa 8–10.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä.

4. Edellisten pöytäkirjojen hyväksyminen

[1] tämä pöytäkirja oli kesken, ei voitu viimeksi hyväksyä (kyseessä oli sähköpostitse käyty palaveri, HUOM: joku muukin kuin Tommi voi tehdä yhteenvedon)
[2]

Päätös: 10 odottaa edelleen yhteenvetoa, 13 hyväksytään

5. Esityslistan hyväksyminen Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

6. Taloustilanne

Susannan mukaan olemme käyttäneet jo ensi vuoden rahoja. Käytimme kesäkuussa syksylle suunniteltuja tuloja mm. Wikimania-matkoihin. Voisimme vielä hakea rahoitusta syksylle 2015.
Tarmon katsaus: Meillä on ollut vapaata rahaa (edellisten vuosien jäämiä) joitain tuhansia euroja. Nyt on Holviin siirretty pankkitililtä kaikki ns. tälle vuodelle kuuluvat rahat ja lisäksi 1000€ ylimääräistä. Sen verran siis on eletty yli varojen. Holvissa noin 1500€, mutta tilintarkastajan lasku on 1400€ eli jos se maksetaan, on käteisvarat aika vähissä. Pankkitilillä on vielä joitain tuhansia, mutta ne kuuluvat OKM-hankkeelle. Käytännössä on haettava rahoitusta WMF:ltä vuodelle 2016, jossa ovat mukana tämän syksyn outreach- ja wikimedia-kokousten matkakulut yms.
Kattamatta ovat Wikimanian matkakuluista Teemu Perhiön matkakulut ja Sanna Hirvosen hotellikulut, Heikki Kastemaan kaksi Viron matkaa sekä muita kotimaan matkakuluja (noin 1000-1500€), tilitoimiston kirjanpitokulujen budjettiylitykset (noin 1000€) ja tilintarkastuksen odottamattoman suuri lasku.
Toimenpiteet: Susanna tarjoutui auttamaan tuen hakemisessa. Hallitukselta toivotaan hakemukseen kommentteja. Syyskokoukseen ylitysten tarkka summa.

7. Tilintarkastuksen tilanne

Vuoden 2014 tilintarkastus on valmis, dokumentaatio on Tommilla. Pitää toimittaa Wikimedia-säätiölle raportoinnin yhteydessä. Yhdistyksen tulee hyväksyä tilintarkastus syyskokouksessa 2015, sillä se ei ollut vielä valmis kevätkokouksessa.
Tarmo: Tilintarkastusta ei ole maksettu ja pitäisi päättää tehdäänkö reklamaatio tilintarkastuksesta, jolloin meidän ei tarvitsisi maksaa laskua, ennen kuin selvitys on tehty. Lasku on noin 1400€ eli kolminkertainen siihen nähden, mitä odotimme.

Päätös: Tarmo huomauttaa laskusta ja kysyy Tommilta mistä summasta on sovittu. Wikimaps-tilinpäätöksen toimittaa tilintarkastajalle Susanna.

8. Käynnissä olevat projektit

Rupriikki editathon ensi viikonloppuna,
Wikidata - Avoin kulttuuridata hyötykäyttöön,
Naistenpäivän editathon suunnitteluvaiheessa,
GLAM-latausprojekti alkaa käytännössä vuoden alusta,
OKM-tekijänoikeusesite (Tommi),
Wikipedia Library,
Newsletter

9. H1-raportointi

Susanna ehdottaa, että voi alkaa raportoinnin ja pyytää siihen Tommin apua. Susanna tekee pohjan ja kaikki voivat osallistua heti kun se on. Facebookissa linkki. Susanna ottaa yhteyttä WMF:ään.

Päätös: Esityksen mukaan, mikäli hyväksyntä hallituksen puheenjohtajalta tai varapuheenjohtajalta.

10. 2016 tavoitteet ja hakemus

Esim. järjestääkö yhdistys ensi vuonna Wikipedia-koulutuksia?
Susannan ideoita ensi vuodelle Docsissa
Susanna ehdottaa ensi vuoden ensi töiksi käytäntöjen tekemistä. Heikki ehdottaa GLAM-yhteistyön suuntaviivojen tekemistä.
Muotoillaan tavoitteet syyskokoukseen.
Toimenpiteet: Susanna tarjoutuu auttamaan hakemuksen tekemisessä. [3] ja ottaa selvää miten ja millä aikataululla se onnistuu. Lisäksi otetaan selvää siitä, onko mahdollista pyytää lahjoituksia.

11. Kaluston lainaus Hallituksella on kalustoa, mm. tulostin, action-kamera, multikopteri. Hallitus päättää myöhemmin, miten kalustoa jatkossa säilytetään ja käytetään.

Tarve vakuutukselle, lainaussäännöille ja lainauskäytännölle. Mistä: Caloniuksenkatu Kuka: Jäsenet Kuinka pitkäksi aikaa Korvausvastuu, vaihtoehtoja: Täydellinen korvausvastuu Vakuutus Esimerkit WMSE, yhdistykset, joilla on lainattavia AV-Arkki, KSL Ohjeet ja takuu: Kansioon Ohjeistus Joku allekirjoitus lainattaessa, henkilöllisyys todistettava. Yhteystiedot, jäsenyys. Kalustolistaus: Kalusto Päätös: Susanna tekee kalustolistauksen yhdistyksen wikiin ja tehdään ohjeet siitä, miten niitä lainataan ja kenelle (yhdistyksen jäsenille). Seuraavassa pöytäkirjassa käydään ohjeistus läpi.

12. Syyskokouksen valmistelu Aiheita:

Onko WMFI mukana Keski- ja Itä-Euroopan Wikimedioiden kv-toiminnassa, mm. Venäjä ja Ruotsi mukana jo. Ehdotetaan yhdistyksen kokouksessa ja mukaan toimintasuunnitelmaan.
esitellään lainattava kalusto
tilintarkastuksen hyväksyntä
uusi hallitus
ensi vuoden toimintasuunnitelma
ensi vuoden talousarvio
Muut aiheet

Kutsut lähetettävä pian, viikko ennen tapahtumaa, viimeistään ti 24.11.15 mennessä. Kutsun kirjoittaa hallitus, Tommi lähettää kutsut. Kutsussa voisi mainostaa uutiskirjettä.

Malliksi viime vuoden kutsu, joka päivitettiin kokouksen aikana. Kokouskutsu laitetaan myös kahvihuoneeseen.

Johanna/Tommi laittaa kevätkokouksen pöytäkirjan wikiin.

13. Wikipaja Rupriikissa 21.11. Päivän aikataulu ja osallistujat Wikipediassa [4]

14. Mistä asioista kerrotaan marraskuun uutiskirjeessä? Johanna lähettää kirjeen pe 20.11., linkittää uutiskirjeen myös kahvihuoneeseen. Johanan kysyy vinkkejä uutisiin Facebookissa. wikidata bloggaus [5] ja fb-ryhmä [6], Arminakka [7] wikipaja Rupriikissa, muistutus syyskokoustiedotus: ke 2. joulukuuta klo 17-20 pääkaupunkiseudulla. mainostetaan naistenpäivän editathonia

15. Suomenkielisen Wikipedian käyttäjätutkimus Tutkitaanko aktiivisia muokkaajia, kaikkia muokkaajia vai koko tietosanakirjan käyttäjäkuntaa? Teetetäänkö kyselytutkimus jollain yrityksellä, annetaanko asiantuntijalle osa työstä toimeksiantona vai tehdäänkö vapaaehtoisvoimin kokonaan? Miten tuloksia analysoidaan? Millaisia kokemuksia on muiden kieliversioiden käyttäjätutkimuksista? Säätiöltä pitää selvittää, saadaanko tähän rahoitusta ja jos, niin millaisin ehdoin. Kiinnostaisiko tämä yliopistoja? Susanna kysyy Teemu Leinoselta kiinnostaako tätä esim. ohjata kyselyä.

16. Muut esille tulevat asiat Onko kevätkokous viety loppuun? (Ei) Onko H1 raportoitu? (Ei) Onko budjetointi aloitettu vuodelle 2016? Sitä ei voi jättää tekemättä, koska tulevaisuuden rahoja on jo käytetty. (Ei, aloitetaan pian, Susanna & Tommi) Onko verottajalta tulleeseen kyselyyn vastattu? Tommi: on vastattu Onko Wikimedia-säätiölle toimitettu sellainen vuoden 2014 tilinpäätös, joka heille kelpaa? Ei. Garfield Byrdin vaatimuksesta Wikimedia Suomelta vaaditaan täydellisempää tilinpäätöstä vuodelta 2014. Tiedoksi. Susanna välittää Wikimapsin tilinpäätöksen tilintarkastajalla 2.12. mennessä. Sitä ennen hän tarkentaa kustannusarvion. Lähettäessä hallitukselle tiedoksi.

17. Kokous päätettiin klo 22.08. Seuraava palaveri 30.11. klo 18.00.