Hallituksen kokous/2015/06

Hallituksen kokous 6/2015
Wikimedia Suomi ry

Aika: 4.5.2015 klo 20.00
Paikka: Hangout

Paikalla: Jyrki Lehtinen, Johanna Janhonen, Heikki Kastemaa, Tommi Kovala, Vesa Linja-aho, Kimmo Virtanen (liittyi 20.07)
Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs
Poissa: Henrik Saari, Tarmo Toikkanen

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.00

2. Kokouksen järjestäytyminen

Tommi Kovala toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna Janhonen sihteerinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä.

4. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen

https://fi.wikimedia.org/wiki/Hallituksen_kokous/2015/05
Päätös: Hyväksytään

5. Esityslistan hyväksyminen

Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

6. Aikaisempien päätösten seuranta

Tiedoksi: Learning & Evaluation Portal: https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Evaluation_Wikipedia_Library.
Esimerkki ohjeistamisesta: https://meta.wikimedia.org/wiki/The_Wikipedia_Library

Tommi on kirjoittanut uusille jäsenille tervetuloviestin. Tommi
Susanna toivoo, että Kimmo, Vesa ja Tommi osallistuvat budjetin tekemiseen, jotta Berliiniin on “viemisiä” (=to-su (Vesa) ja pe-su (Tommi) ensi viikolla), esimerkiksi tiekarttamaisesti, tarvitaan tällä viikolla.
ITK-konferenssin seuranta: Projekti: ITK-konferenssi 2015 (vielä tyhjä, tehty mallineella, muut projektit kirjataan samalla tavalla). Miten mitataan ITK-konferenssien onnistumista? Esim. kontaktit, paljonko meni materiaalia? Learning & evaluation -portaalista löytyy mittarit. Mitä luvattiin hakemuksessa? Mitä muut ovat raportoineet?
Hahmotellaan EDU-ohjelman suuntaviivat ITK:n perusteella. Tehty budjettiehdotus. Projekti: Wikipedian koulutusohjelma ITK-kontaktit täytyy kutsua Wikipedian ystävät -ryhmään. Susanna tapasi ITK-konferenssissa ja sen sen jälkeen OKFFI:n retriitissä Nuuksiossa OKFFI:n Open Education -ryhmän jäseniä. Ehdotettiin järjestettäväksi järjestetään hangout, jossa mietitään edu-kuvioita. EDU-projektissa tehtävät osa-alueet: 1) Verkosto opettajista ja kouluttajista, 2) ohjausryhmä tai koordinaattori, 3) oppimisalusta, 4) julkaisut ja 5) koulutustoiminnan jalkauttaminen paljolla työllä. Lähdetään pienesti liikkeelle (pilotointi tärkeää). Vaatii valmistelua. Mitä/keitä tavoitellaan? Susanna ehdottaa, että rajataan yliopistoille, tehokas tapa tuottaa sisältöjä opiskelujen yhteydessä. Ekoiksi kumppaneiksi voitaisiin tavoitella Helsingin yliopiston kontakteja. Keskusteltiin, että AMK:ssa 3&4 vuosikurssit tarpeeksi kypsiä tähän, yliopistossa 2. vuosikurssista lähtien. Wikipedagogiikka ja wikididaktiikka pitää ottaa huomioon tässä hankkeessa. Pitää ottaa huomioon lessonit muista projekteista. Wikimaniassa 2014 oli coolest projects projects -esityksessä esimerkkejä.
- Vesa kokeillut amk:ssa tämmöistä: [1]
- Koulutus-sivusto: [2]
- Education toolkit (Learming & Evaluation) https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Evaluation/Program_Toolkits/Education
Kysytään tilintarkastajalta, mikä on viimeinen päivämäärä, jolloin tarkastuksen ehtii tekemään. Tarja Lindroth toimii tilintarkastajana halutulla aikataululla. Tommi mailaa Tarjalle, Susannalle ja Tarmolle.
Wikipedia Library & mikrostipendejä aktiivisille muokkaajille, seurataan tätä mallia m:The_Wikipedia_Library.

Wikimaniaan lähetetään stipendiaatti (Sanna Hirvonen), pyydetäänkö säätiöltä rahaa myös toiseen osallistujaan? Pyydetään vaan. Kukaan ei kai hakenut säätiöltä henk.koht. stipendiä.

7. Kevätkokouksen valmistelu

Esitys: Vahvistetaan aika, paikka, tilintarkastaja. Tarkistetaan tilinpäätöksen tilanne. Suunnitellaan tiedotus. Säätiö on antanut 8.5. asti lisäaikaa toimittaa englanninkielisen tilinpäätöksen Metaan.
Päätös:

Tilintarkastaja: Tarja Lindroth

Valmisteleva kokous: Hangout, 18.5. klo 20.00

Kevätkokous: OKFFI-toimisto, Caloniuksenkatu 9 d 64, 00100 Helsinki, 27.5., 18–20 http://fi.okfn.org/about/office/

8. Tuleva Wikimedia-säätiön rahoitushaku

Tilannekatsaus, keskustelua budjetista. Osallistuminen? Budjetti 2015 H2 Päätös: Haetaan projekteille

Staff
- Project manager / Admin
Administration
- Running costs
- Financial costs
- Board participation support
- General meeting costs
- Strategy meeting costs
Participation in Wikimedia events
- Wikimania
Outreach
- Publications
Participation
- Wikidays / Wikihacks
- Local Wikipedia
- Meetups
GLAM
- GLAM events
- First-time content donations
- Consequent content donations
Education program
- Education coordinator or assistant
- Meeting of open education advocates
- Publications
Projects
- Wikipedia Library
- Upload tool
- Wikidata & cultural data
- Tech pool

Education toimintaan voi hakea inspiraatiota Saksasta, Virosta, Ruotsista, enwiki. Loppuvuosi suunnitellaan, ensi vuodeksi haetaan ehkä rahoitusta tähän allokoituun resurssiin.

9. APG-rahoituksen aikataulu

Toukokuussa pitäisi olla aiekirjeiden jättöaika. Haku ei ole auki, mutta meidän täytyy varautua ennen seuraavaa kokousta. Myös yleiskokoukselle ehditään antamaan puheenvuoro tarvittaessa.
Päätös: Hallitus valtuuttaa Susannan jättämään aiekirjeen (kausi: 01/2016-12/2016). PEG (joka meillä on nyt käytössä) on pienempien projektien rahoitukseen, APG taas vuosirahoitukseen. APG:ssa on mukana vaikuttavuusarviointia. APG-kausi on joko tammi-joulukuu tai heinä-kesäkuu, vaatii enemmän raportointia kuin PEG-rahoitus. https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:APG

10. Tommi ja Vesa Wikimedia-konferenssissa

Miten osallistujat voivat edistää yhdistyksen toimintaa osallistuessaan.

11. Yhdistyksen toiminnan tekeminen läpinäkyvämmäksi

Susanna on tehnyt yhdistyksen wikiin projekteista ja rahoituksesta luetteloita ja sivuja. Kommentteja? Kehitysehdotuksia? Osallistujia? Luokka:Projektit
Staff-palaverissa suunnittelimme yhdistyksen henkilösivuja blogiin. Ne voisivat olla työntekijöiden ja hallituksen jäsenten oikeilla nimillä. Teemu voisi ottaa hienot kuvat.
Uutiskirje-matskut lisätään myös blogiin.

12. Oman toiminnan virtaviivaistaminen

Susanna testaa yhteisen TO DO -listan käynnistämistä [3] Kommentteja? Kehitysehdotuksia?

Päätös: Otetaan Todoist koekäyttöön, koekäyttäjiksi Tommi, Susanna

13. Tapahtumia ja toimintaa

Teemu käynnistää Wikipedia Libraryn toiminnan. Projekti: Wikipedia-kirjasto, Suomeksi: Wikipedian käsikirjasto on suosittu nimiehdokas Kahvihuoneessa.
Sampalta ja Teemulta kysytty kiinnostusta EDU-toiminnan käynnistämiseen. Molemmat alustavasti kiinnostuneita. Projekti: Wikipedian koulutusohjelma
Meneillään Viikon kilpailu aiheesta Norja. Palkinto Norjasta.
Ensi viikolla Helsingin yliopiston Digital Humanities hackathon > toukokuun Wikipäivät jätetään väliin > keskitytään kesäkuun Nordic Open Data Weekin Wikipäivään.
Suunnitellaan Wikipäiviä syksylle Turkuun, Tampereelle ja Jyväskylään. Projekti: Paikallinen Wikipedia
Nordic Open Data Week kesäkuun alussa. Wikimedia Suomi & Maptime & AvoinGLAM & Open Street Map tekevät yhteistyötä, Helsingin julkiset veistokset Wikipedia-artikkeleiksi, otetaan patsaista lennokkikuvat (ns. drone) ja niiden avulla tehdään 3D-mallit patsaista, joita voisi tulostaa 3D-printterillä. (Johanna: Missä mainostetaan tätä? Varmaan pienoismalliharrastajia kiinnostaisi tämä kovasti?). Laitetaan keskustelu pystyyn Wikipedian ystäviin.

14. Aikaisemmin pöydättyjä

Selkokieliprojekti: Esitys: Päätetään, haluaako WMFI osallistua kyseiseen hankkeeseen ja siihen liittyvät ehdot. Voidaan siirtää päätettäväksi, kun projekti tulee aktiiviseksi. Mietitään, miten. Liite: [4]. Yhteyshenkilö Eeva Rantamo e.rantamo@inklusive-kulturarbeit.eu; Päätös: Siirretään päätettäväksi, kun projekti tulee aktiiviseksi.
Tilinpäätös ja tilintarkastus: Tilinpäätös on todennäköisesti kesken. Miten WMFI reagoi siihen, että tilinpäätös on kuukauden myöhässä ja kaikki raportit on tehty erilliseen laskelmaan perustuen?; Esitys: Päätetään, jatketaanko kyseisen tilitoimiston ja Holvi-palvelun kanssa. Jos päätetään muuta, määritellään ja aikataulutetaan se. Voidaan siirtää keskusteltavaksi.; Päätös: Siirretään keskusteltavaksi.