Hallituksen kokous/2014/01

WMFI hallituksen kokous 1/2014, pöytäkirja

Aika: 31.1.2014
Paikka: Google Hangout

Paikalla

Tarmo Toikkanen (rahastonhoitaja)
Tommi Kovala (puheenjohtaja)
Jyrki Lehtinen
Johanna Janhonen
Kimmo Virtanen (varapuheenjohtaja)
Jessica Parland-von Essen (16:58 alkaen, kohta 9)

Lisäksi hallituksen ulkopuolelta

Susanna Ånäs

Poissa

Sanna Hirvonen
Henrik Saari
Iivari Koutonen

2. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtajana toimii hallituksen puheenjohtaja ja sihteerinä Tarmo Toikkanen.

3. Kokouskutsu

Kokouksen ajankohta päätettiin edellisen kokouksen aikana ja mainittu pöytäkirjassa.

4. Esityslista

Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi.

5. Taloustilanne

Tililllä rahaa 8 296,88€.

6. WMF-rahoitusjärjestely

Esitys: WMF-rahoitus edellyttää vakiintunemman toimijan (esim. WMSE) isännöintiä. Esitys on, että hyväksytään rahoituksen haku WMSE:n hallinnoinnin kautta.

Keskustelu: Ylimääräinen valuutta hieman sotkee kuvioita. Toisaalta saamme valmennusta WMF-byrokratiaan WMSE:n ohjauksessa. WMSE ei ole vielä virallisesti tehnyt päätöstä asiassa, mutta vaikuttavat myötämielisiltä.

Päätös: Päätetään esityksen mukaisesti.

Lisäys: Erillinen dokumentti järjestelyn vaatiimista toimenpiteistä: https://docs.google.com/document/d/1sZesDkbIpH-GIzLw_Add1ALNg6MPbeT04OsJoh-n-xs/edit

7. Tilitoimistoasiakkuus ja Holvi-palvelun käyttöönotto

Taustaa: Holvi-tilit perustettu yhdistyksen tilikaudelle 2014 sekä Wikimaps-projektille. https://holvi.com/fi/more-than-banking/. Keskustelua käyty Tiliduunarit Oy:n kanssa, jotka antoivat arvion noin [...] koko vuoden töistä. Vastaavasti EMU-tilitoimisto on tehnyt OKF Finlandin vuoden 2013 kirjanpidon hyvin pienillä työtunneilla, koska talouden seurantaa varten ei ole tarvinnut tehdä mitään.

Esitys: Valtuutetaan Tommi Kovala ja Tarmo Toikkanen (puheenjohtaja ja rahastonhoitaja) valitsemaan tilitoimisto yhdistykselle sekä antamaan tarvittavat tilitoimiston palveluiden edellyttämät valtakirjat.

Keskustelu: Esitettiin toive, että hallitus pidetään ajan tasalla tilitoimiston valinnan suhteen ja että vuosikuluarvion tulisi olla korkeintaan nyt saadun tarjouksen suuruinen.

Päätös: Esityksen mukaisesti, keskustelussa esitetyt toiveet huomioiden.

8. Palkkauskäytännöt

Esitys: Periaatepäätös, että yhdistys voi maksaa palkkaa tai palkkioita ihmisille heidän tekemästään työstä. Hallituksen jäsenet voivat myös vastaanottaa korvauksia tekemästään työstä. Päätöksen korvauksesta tekee joko projektin projektipäällikkö, hallituksen puheenjohtaja tai hallitus, riippuen jääviyskuvioista.

Päätös: Esityksen mukaisesti.

9. Viimeisteltävät GLAM-projektit

OKM:n rahoituksella, tehtävä valmiiksi ja raportoitava 4/2014 mennessä. Yhteensä 5700€.

• Kulturskatter på nätet, 500 €, taitto, OK (Tommi + tekstin tuottaminen talkoina)
• Tietoa tekijänoikeuksista -esite, 1700 €, taitto, sisältö, painokulut. Useamman toimijan yhteistyönä, mm. mCult + CC Finland. (Tommi: painokilpailutus; Tarmo: sisältö)
• GLAM-tapahtumat, matkakustannukset ja ateriat, 1500 €
• GLAM-aineistolataukset, 500 € tekniseen tukeen aineistojen massalataukseen (glamwiki tool), jatkuu vuoden 2014 wmfi-budjettissa (yhteisö/tech-henkilö) (Kimmo(?))
• Opetuspaketit, 1500 €
  • Wikipedia ja avoin tieto -workshop eri kohderyhmille; toteutuu ITK-torina 10.-11.4.2014, http://www.itk.fi/2014/ohjelma/tori/480, kohderyhmä opetussektori
  • Wikimedia Commons GLAMille (materiaali tarvitaan mm. OKF:n kurssille 27.3., jossa WMFI esiintyy)

10. Yhteisö / tech / GLAM assistentin etsintä

Esitys: 25% 12kk työsopimus +500€ vuodelta 2013. Rahoitus tulee WMF:stä (eli ei vielä täysin varmistunut). Rekrytointi voidaan käynnistää, mutta sopimusta ei pidä tehdä ennen kuin WMF-rahoitus on varmistunut.

Keskustelu:

• Rekrykanavat: Kahvihuone, TE-palvelut (ent. MOL), some-kanavat
• Työtehtävät:
• Vaatimukset: valokuvaus, video, kirjoittaminen, kielitaidot: fi ja en (sv++), wiki, tekninen upload-tuki...
• Päätös: Tehdään työpaikkailmoitus (Susanna), rekry voidaan aloittaa sen jälkeen, mutta sopimus tehdään vasta kun on WMF-rahoitus varmistunut.

11. Susannan työsopimus

Tausta: Työsopimus on tehty

Päätös: Tehdään työsopimuksesta tuloste, jonka Susanna ja Tommi allekirjoittavat. WMFI:n paperiarkisto tulisi siirtää nykyiselle sihteerille.

12. Päivitettäviä tietoja, työtehtävät

Talouspuolella tarvittavat oikeudet on Joonakselta siirretty Tarmolle, jotta asiat voidaan hoitaa. Luultavasti Joonaksen nimi on vielä joissain järjestelmissä, vaikka käyttöoikeus on jo siirretty. Lisää tunnuksista: https://docs.google.com/document/d/1yRtfaM_B01q31DKzLJCKkV1IdI_nO-Tkiijqj5g9U6E/edit#

Päätös: Hallituksen teknisistä asioista vastaavaksi henkilöksi nimettiin Kimmo.

13. Työryhmien raportit, tapaamisaikataulu, työskentelytavat

- GLAM, EDU, WIKIMAPS…

14. Domain-asioita

“Hei, yritän tuoda Wikimedia Suomi -yhdistyksen pohdittavaksi domain-asiat. En tiedä kuka omistaa wikipedia.fi-domainin ja pitää sitä uudelleenohjauksena Wikipediaan. Wikisanakirjaan kannattaisi uudelleenohjata domain wikisanakirja.fi. Varmaanki n yhdistyksen kannattaisi hoitaa nämä domain-asiat ja asiaankuuluvat uudelleenohjaukset.” --Hartz

Päätös: Hankitaan yhdistyksellä ficora-tunnuksen domainien hankintaan ja ylläpitoon. Hankitaan wikisanakirja.fi ja selvitetään wikipedia.fi:n omistajan kanssa jatkokuviot. Wikipedia.fi on ehkä COSS:n hallussa. Siirretään wikimedia.fi yhdistyksen haltuun. Kimmo nimitetään tekniikkavastaavaksi.

15. Uusien jäsenten hyväksyminen?

Ei uusia jäsenhakemuksia

16. Seuraava kokous

18.3. klo 16.

Liitteet

Action points

Kuka, Mitä, Milloin, Tilanne

• WMFI:n kansion siirtäminen nykyiselle sihteerille
• Kimmo: Domainien hankinta
• Susanna, Tommi: Työsopimuksen allekirjoitus
• Huomio: Poistettavaksi julkisesta versiosta: Tilitoimiston tarjouksen suuruus.

Hangoutin muistiinpanot

Näet luettelon saatavilla olevista komennoista kirjoittamalla "/?".

Jyrki Lehtinen liittyi ryhmäkeskusteluun.

johanna janhonen liittyi ryhmäkeskusteluun.

Tarmo Toikkanen liittyi ryhmäkeskusteluun.

Tommi Kovala liittyi ryhmäkeskusteluun.

Jyrki Lehtinen liittyi ryhmäkeskusteluun.


johanna janhonen
16.07
missä pöytis


Tarmo Toikkanen
16.07
klikkaa Drive-kuvaketta ja siellä vasemman laidan dokumenttia.

Kimmo Virtanen liittyi ryhmäkeskusteluun.


johanna janhonen
16.10
Susanna laittoi kutsun

kannatan


Jyrki Lehtinen
16.24
kannatetaan


johanna janhonen
16.29
kaikuu

Käyttäjä Tarmo Toikkanen mykisti käyttäjän Jyrki Lehtinen.

Jyrki Lehtinen poistui ryhmäkeskustelusta.

Jyrki Lehtinen liittyi ryhmäkeskusteluun.


johanna janhonen
16.33
ok


Jyrki Lehtinen
16.33
kannatwetaan


johanna janhonen
16.33
saatte luvan 


minä
16.35
https://docs.google.com/document/d/13z77Tui0QPIUsKWTdI4T6bfWwm8_abvVS_5Trfa6eA0/edit


Kimmo Virtanen
16.35
mun oikeudet ei riitä lukemaan tuota

Jyrki Lehtinen poistui ryhmäkeskustelusta.

Jyrki Lehtinen poistui ryhmäkeskustelusta.

Jyrki Lehtinen liittyi ryhmäkeskusteluun.

Jyrki Lehtinen liittyi ryhmäkeskusteluun.


Tommi Kovala
16.46
https://commons.wikimedia.org/wiki/Commons:Cultural_treasures_on_the_net_brochure/text/fi

Jessica Parland-von Essen liittyi ryhmäkeskusteluun.


johanna janhonen
16.59
https://docs.google.com/document/d/13z77Tui0QPIUsKWTdI4T6bfWwm8_abvVS_5Trfa6eA0/edit


Kimmo Virtanen
16.59
Varmistaisin, että oliko "Kulturskatter på nätet":lle jo taittajaa?


Tommi Kovala
17.00
Kimmo: minä 


Kimmo Virtanen
17.03
rok


Jyrki Lehtinen
17.12
Meillä taitaa muokkaajissakin olla ainakin yksi lukion lehtori


minä
17.33
https://docs.google.com/document/d/1yRtfaM_B01q31DKzLJCKkV1IdI_nO-Tkiijqj5g9U6E/edit#heading=h.qnp33ctfoswo
https://docs.google.com/document/d/1Ey04C9rZkl3vNzLkSEccBYTYvFlN1SubS6bJH9Lti3Q/edit


Jyrki Lehtinen
17.50
www.wikipedia.fi näkyi ohjaavan wikipediaan, vai mikä se oli mistä oli puhe?


Kimmo Virtanen
18.04
https://fi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Kahvihuone_%28tekniikka%29/Arkisto1#Wikisanakirja_.28sanakirja.29


Jyrki Lehtinen
18.08
https://fi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Kahvihuone_%28tekniikka%29/Arkisto1#wikipedia.fi
suora linkki
kiitos

johanna janhonen poistui ryhmäkeskustelusta.

Jessica Parland-von Essen poistui ryhmäkeskustelusta.